WARUM SIE PROJEKTMANAGEMENT BRAUCHENVielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Sie ein besonderes Management für Projekte brauchen.BEISPIELStellen Sie sich vor, die Geschäftsführung beschließt, dass sich das Unternehmen auf mehr Messen als bisher präsentieren soll. Sie sollen die Sache in die Hand nehmen. „Wichtiges Projekt für uns", sagt Ihr Chef. „Sprechen Sie mal mit ein paar Kollegen vom Vertrieb." Das war's an Informationen.Das war's? Nicht verzweifeln. So oder so ähnlich ist es schon vielen Projektleitern ergangen. So manches Projekt erscheint anfangs wie eine Black Box, oder noch schlimmer: Denn man weiß nicht einmal, womit man die Box füttern soll, damit amSchluss überhaupt etwas herauskommt. Weil so viele grundlegende Informationen fehlen. Oft ist auch völlig unklar, was der Auftraggeber eigentlich mit dem Projekt bezweckt.Vorausgesetzt, Sie befinden sich einer entsprechenden Position, könnten Sie jetzt natürlich einfach ein, zwei Leute auf das Problem ansetzen und Vorschläge verlangen. Aber wird das dem Auftrag gerecht? Sie müssen mit Ihrem Chef noch einmal Rücksprache halten, dann die Aufgabe klar definieren und Ziele festlegen. Zur Unterstützung brauchen Sie tatsächlich die beiden Mitarbeiter, aber eigentlich müssten Sie diese erst von anderen Aufgaben loseisen. Und sollte nicht noch jemand vom Außendienst eingebunden werden?Sie sehen: Projektmanagement bedeutet das strukturierte Vorgehen bei der Bewältigung von Komplexität. Was das genau heißt, das erklären wir im Folgenden.WAS HEIßT: MANAGEMENT VON PROJEKTEN?Projekte sind etwas Besonderes. Es sind Aufgaben zu erledigen, die sich nicht mit den Routineabläufen bewältigen lassen. Etwa, weil noch nie ein vergleichbares Problem zu lösen war, die Sache unüberschaubar und kompliziert erscheint oder weil dazu Personen gebraucht werden, die vorher noch nichts oder nicht viel miteinander zu tun hatten.BEISPIELEMeist sind es umfassendere, oft auch innovative Kundenaufträge, die zum Projekt erklärt werden. Doch Projekte müssen nicht zwangsweise mit einem externen Auftrag verbunden sein. Auch firmeninterne Innovationen wie die Einführung einer Workgroup-Software, die Ausweitung der Öffentlichkeitsarbeit auf das Internet, die Schaffung eines firmenübergreifenden Weiterbildungskonzepts sind Projekte.Die Besonderheiten eines Projekts erfordern ein spezielles Führungskonzept. Und das bietet Projektmanagement. Es unterscheidet sich in so mancher Hinsicht von anderen Managementformen:- Wer auch immer das Projekt leitet, muss den Überblick über eine komplexe Aufgabe bewahren und die üblichen Arbeits- und Problemlösungspfade verlassen.- Es gilt, einen Arbeitsprozess zu koordinieren, an dem viele Personen beteiligt sind: Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen mit verschiedenen Denkmustern und Interessen. Aber auch viele andere Leute haben Interesse am Projekt. Projektmanagement ist daher auch Beziehungsmanagement.- Jemand muss das Projekt und seine Ergebnisse unternehmensintern verantworten und vertreten.WANN IST EINE AUFGABE EIN PROJEKT?Doch wie wissen Sie, ob Sie einen Auftrag als Projekt behandeln sollen? In manchen Betrieben wird jeder Auftrag projektiert, der nur etwas von der Routine abweicht. In anderen Unternehmen hat man vielleicht noch nie Projekte durchgeführt.Machen Sie sich klar: Um ein Projekt handelt es sich dann, wenn Sie eine mehr oder weniger komplexe Aufgabe bewältigen müssen, die mit den bisherigen Strukturen, Methoden und Abläufen nicht effizient erledigt werden kann.

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TEIL 1: PRAXISWISSEN PROJEKTMANAGEMENTVor dem Projektstart- Warum Sie Projektmanagement brauchen?- Was muss ein Projektleiter können?- Was muss ein Projektleiter leisten?- Checkliste: Worauf achten im Projektmanagement?Das Projekt vorbereiten- Ziele festschreiben- Sich auf Risiken einstellen- Mit einflussreichen Personen rechnen- Das Projekt organisieren- Das Team zusammenstellen- Informationswege und Dokumentation festlegen- Das Projekt startenDas Projekt planen- Gut geplant ist halb gewonnen- Mit Meilensteinen Projektphasen definieren- Projektpläne erstellen- Die Termine festlegen- Die Kosten kalkulierenProjekte zum Erfolg führen- Mit dem Team arbeiten- Das Projekt sicher im Griff- Konflikte erkennen und vermeiden- Projekte sauber abschließenTEIL 2: TRAINING PROJEKTMANAGEMENTDen Einstieg ins Projektmanagement finden- Auf was es ankommt- Die Grundprinzipien verstehenErfolgreich starten und Ziele definieren- Das Projekt beginnen- Die Situation analysieren- Das Ziel formulieren- Das Team führen- Informieren und kommunizierenProjektpläne erstellen- Das Projekt strukturieren- Den Ablauf planen- Aufwand für das Projekt ermitteln- Den Projektplan fertig stellen- Die Kosten ermitteln- Risiken analysierenProjekte durchführen und beenden- Planabweichungen erkennen und korrigieren- Berichten und dokumentieren- Das Projekt erfolgreich abschließenStichwortverzeichnis